Wpisu w Cyfrowej Książce Obiektu Budowlanego nie zawsze dokonuje właściciel lub zarządca. To, kto powinien go wprowadzić, zależy od rodzaju informacji. Wpis o kontroli okresowej wymaganej przez art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego wprowadza wyłącznie osoba, która tę kontrolę przeprowadziła. Pozostałe wpisy dotyczące m.in. ekspertyz, robót budowlanych, urządzeń przeciwpożarowych i decyzji administracyjnych może wprowadzać właściciel, zarządca albo wskazana osoba prowadząca książkę.

Trzy role w systemie c-KOB

Prawo budowlane oraz system c-KOB rozróżniają trzy podstawowe role użytkowników:

1. WZ – właściciel lub zarządca obiektu budowlanego,
2. UPK – osoba upoważniona do prowadzenia książki,
3. OPK – osoba przeprowadzająca kontrolę.

Każda z tych osób posiada inny zakres uprawnień. Sam dostęp do cyfrowej książki nie oznacza więc prawa do uzupełniania wszystkich jej części.

Kto wpisuje kontrolę roczną lub pięcioletnią?

Wpis o kontroli okresowej wprowadza osoba, która przeprowadziła tę kontrolę. Dotyczy to kontroli wskazanych w art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego, w szczególności:

• rocznej kontroli stanu technicznego elementów budynku i instalacji narażonych na wpływy atmosferyczne,
• kontroli instalacji gazowej i przewodów kominowych,
• pięcioletniej kontroli stanu technicznego i przydatności obiektu do użytkowania,
• pięcioletniego badania instalacji elektrycznej i piorunochronnej,
• kontroli obiektu wielkopowierzchniowego wykonywanej dwa razy w roku,
• kontroli bezpiecznego użytkowania po wystąpieniu czynników zewnętrznych, np. silnego wiatru, intensywnych opadów, pożaru lub powodzi.

Właściciel, zarządca ani pracownik administracyjny nie powinien kopiować danych z otrzymanego protokołu do Tablicy III w imieniu kontrolującego. Nawet jeśli dysponuje podpisanym protokołem, nie zastępuje to wpisu wykonanego z indywidualnego konta osoby przeprowadzającej kontrolę.

Jeżeli kontrolę wykonywało kilka osób o różnych specjalnościach, dostęp do książki należy zapewnić osobom odpowiedzialnym za wpisy w zakresie przeprowadzonych przez nie czynności. Najbezpieczniej ustalić to z wykonawcą jeszcze przed zleceniem kontroli.

Warto pamiętać, że wykonanie kontroli i dokonanie wpisu to powiązane, lecz odrębne obowiązki. Firma realizująca kompleksowe przeglądy budynków powinna zatem nie tylko przekazać protokół, ale również dopilnować właściwego wpisu w c-KOB, jeżeli dla obiektu jest prowadzona cyfrowa książka.

Kto wpisuje pozostałe informacje o obiekcie?

Właściciel, zarządca albo osoba wskazana do prowadzenia książki dokonuje wpisów obejmujących:

• informacje o obiekcie budowlanym,
• dane właściciela lub zarządcy,
• ekspertyzy i opinie techniczne,
• przeglądy techniczne, konserwacje i naprawy urządzeń przeciwpożarowych,
• roboty budowlane wykonane po oddaniu obiektu do użytkowania,
• katastrofy budowlane dotyczące obiektu,
• decyzje, postanowienia, zaświadczenia i inne dokumenty wydane przez organy administracji publicznej.

W praktyce oznacza to, że osoba prowadząca c-KOB wpisuje np. wykonanie remontu dachu, sporządzenie ekspertyzy konstrukcyjnej, konserwację hydrantów lub otrzymanie decyzji nadzoru budowlanego. Nie może jednak na podstawie samego protokołu wprowadzić za kontrolującego wpisu o kontroli okresowej z art. 62 ust. 1.

Wpis z kontroli budowlanej a przegląd urządzeń przeciwpożarowych

Te dwa rodzaje wpisów są często mylone:

• kontrola okresowa wynikająca z art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego trafia do Tablicy III i wpisuje ją osoba przeprowadzająca kontrolę;
• przegląd techniczny, konserwacja lub naprawa urządzenia przeciwpożarowego trafia do odpowiedniej części prowadzonej przez właściciela, zarządcę albo UPK.

Dlatego serwis gaśnic, hydrantów, drzwi przeciwpożarowych czy oświetlenia awaryjnego nie powinien być automatycznie traktowany jako kontrola okresowa obiektu z art. 62 Prawa budowlanego. W cyfrowej książce są to odrębne kategorie informacji.

Kto wyznacza osobę do prowadzenia c-KOB?

Osobę prowadzącą książkę wskazuje właściciel albo zarządca obiektu. Musi to być konkretna osoba fizyczna. Jeżeli właścicielem jest spółka, gmina, szkoła, wspólnota lub inna jednostka organizacyjna, w systemie działa osoba fizyczna posiadająca odpowiednie umocowanie.

Właściciel lub zarządca może sam przyjąć rolę osoby prowadzącej książkę albo powierzyć tę funkcję pracownikowi lub podmiotowi zewnętrznemu. Z samego faktu prowadzenia c-KOB nie wynika obowiązek posiadania uprawnień budowlanych. Uprawnienia zawodowe są jednak konieczne, gdy ta sama osoba ma również przeprowadzać kontrole wymagające odpowiednich kwalifikacji i dokonywać wpisów jako OPK.

Za prowadzenie książki odpowiada osoba fizyczna wskazana w c-KOB. Właściciel lub zarządca zachowuje natomiast własne obowiązki, m.in. dotyczące założenia książki, wskazania prowadzącego, zapewnienia dostępu osobie kontrolującej, przekazania książki nowemu właścicielowi lub zarządcy oraz jej zamknięcia po rozbiórce.

Jak umożliwić kontrolującemu dokonanie wpisu?

Osoba przeprowadzająca kontrolę musi otrzymać dostęp do konkretnej książki w roli OPK. Interesariusza w tej roli może dodać:

• właściciel lub zarządca,
• osoba upoważniona do prowadzenia książki.

W systemie należy wejść w narzędzia danej książki, wybrać sekcję dotyczącą interesariuszy i wysłać zaproszenie. Osoba zapraszana musi mieć konto c-KOB, a przy roli OPK również uzupełnione dane dotyczące uprawnień zawodowych. Dostęp można przyznać czasowo.

Brak wcześniejszego dodania kontrolującego do c-KOB nie oznacza, że wpis może wykonać za niego zarządca. Należy udzielić wykonawcy właściwego dostępu tak, aby mógł sam wprowadzić informacje o przeprowadzonej kontroli.

Ile czasu jest na wpis w cyfrowej KOB?

Zgodnie z art. 60f ust. 1 Prawa budowlanego wpisu dokonuje się niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni od dnia wystąpienia okoliczności, której wpis dotyczy. W przypadku kontroli termin należy więc liczyć od dnia jej przeprowadzenia.

Jeżeli wpisu nie można wykonać z powodu awarii albo przerwy w działaniu systemu c-KOB, należy go dodać niezwłocznie po przywróceniu działania systemu.

Kto może poprawić błędny wpis?

Wprowadzony wpis może skorygować tylko jego autor. Zgodnie z informacjami GUNB korekta jest możliwa w terminie 30 dni od dokonania wpisu. System zachowuje wcześniejszą treść, dlatego nie należy zakładać, że błędne dane zostaną całkowicie usunięte.

To kolejny powód, dla którego nie należy korzystać z jednego konta kilku osób ani wprowadzać informacji w imieniu kontrolującego. System c-KOB zapisuje, kto wykonał określoną czynność.

Najczęstsze błędy związane z wpisami w c-KOB

• przepisywanie przez zarządcę wpisu o kontroli z otrzymanego protokołu,
• brak dodania osoby kontrolującej w roli OPK,
• mylenie kontroli okresowej obiektu z konserwacją urządzeń przeciwpożarowych,
• przekroczenie 7-dniowego terminu na dokonanie wpisu,
• powierzenie obsługi książki bez wskazania konkretnej osoby fizycznej,
• brak bieżącego wpisywania robót, ekspertyz i decyzji administracyjnych,
• uznanie, że samo załączenie protokołu zwalnia osobę kontrolującą z dokonania wymaganego wpisu.

Niedopełnienie obowiązków związanych z prowadzeniem książki i terminowym dokonywaniem wpisów stanowi wykroczenie określone w art. 93 pkt 9 Prawa budowlanego i podlega karze grzywny.

Czy prowadzenie c-KOB można zlecić?

Tak. Właściciel albo zarządca może wskazać zewnętrzną osobę fizyczną do prowadzenia książki. Jest to przydatne zwłaszcza wtedy, gdy jednostka posiada wiele obiektów, dokumentacja jest rozproszona albo wpisy nie były dotychczas uzupełniane na bieżąco.

PPM Vision pomaga w zakładaniu i prowadzeniu Cyfrowej Książki Obiektu Budowlanego, porządkowaniu dokumentacji oraz organizacji dostępu dla osób wykonujących kontrole. Dla właścicieli, zarządców i pracowników jednostek dostępne są również szkolenia z obsługi c-KOB i obowiązków związanych z utrzymaniem obiektów.

Podsumowanie

Odpowiedź na pytanie, kto dokonuje wpisu w cyfrowej KOB, zależy od jego rodzaju. Kontrolę wynikającą z art. 62 ust. 1 wpisuje wyłącznie osoba, która ją przeprowadziła. Dane obiektu oraz informacje o ekspertyzach, urządzeniach przeciwpożarowych, robotach, katastrofach i dokumentach urzędowych wprowadza właściciel, zarządca albo wskazana osoba prowadząca książkę. Każdy wpis powinien znaleźć się w systemie nie później niż w ciągu 7 dni.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zarządca może wpisać do c-KOB kontrolę roczną?

Nie, jeżeli nie przeprowadził tej kontroli jako osoba posiadająca wymagane kwalifikacje. Wpis w Tablicy III wykonuje osoba, która faktycznie przeprowadziła kontrolę.

Czy osoba prowadząca c-KOB może wpisać kontrolę na podstawie protokołu?

Nie. Osoba prowadząca książkę może uzupełniać Tablice I, II i IV–VIII, ale wpis o kontroli z art. 62 ust. 1 wprowadza kontrolujący w Tablicy III.

Czy właściciel może sam prowadzić cyfrową książkę?

Tak. Właściciel lub zarządca może wskazać samego siebie jako osobę prowadzącą książkę, o ile w systemie działa konkretna osoba fizyczna.

Czy osoba prowadząca c-KOB musi mieć uprawnienia budowlane?

Nie z samego tytułu prowadzenia książki. Uprawnienia lub inne kwalifikacje są potrzebne wtedy, gdy osoba ma przeprowadzać określone kontrole i dokonywać wpisów w roli OPK.

W jakim terminie trzeba dokonać wpisu?

Niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia zdarzenia, którego wpis dotyczy.

---

Stan prawny: 25 sierpnia 2026 r. Podstawa: art. 60a–60m oraz art. 93 pkt 9 ustawy – Prawo budowlane. Źródła: tekst jednolity Prawa budowlanego (Dz.U. z 2026 r. poz. 524) oraz pytania i odpowiedzi GUNB dotyczące c-KOB.