Jak założyć Cyfrową Książkę Obiektu Budowlanego (CKOB)? Kompletny poradnik krok po kroku
Jak założyć CKOB?
Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (CKOB) to elektroniczny system prowadzony przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego, który umożliwia prowadzenie dokumentacji dotyczącej użytkowania i utrzymania obiektów budowlanych. Dla wielu właścicieli i zarządców nieruchomości pierwsze logowanie oraz utworzenie książki może wydawać się skomplikowane. W rzeczywistości cały proces jest prosty, jeśli wcześniej przygotujesz odpowiednie informacje i dokumenty.
W tym artykule przedstawiamy najważniejsze etapy zakładania CKOB oraz wskazujemy, na co zwrócić uwagę, aby uniknąć najczęściej popełnianych błędów.
Kto może założyć CKOB?
Cyfrową Książkę Obiektu Budowlanego może założyć:
- właściciel obiektu budowlanego,
- zarządca nieruchomości,
- osoba posiadająca stosowne pełnomocnictwo.
W praktyce wiele wspólnot mieszkaniowych, przedsiębiorców oraz jednostek samorządu terytorialnego zleca założenie i prowadzenie CKOB wyspecjalizowanym firmom, co pozwala ograniczyć ryzyko błędów oraz zaoszczędzić czas.
Co przygotować przed rozpoczęciem?
Przed zalogowaniem do systemu warto zgromadzić podstawowe informacje dotyczące obiektu. Najczęściej będą potrzebne:
- dane identyfikacyjne budynku,
- dane właściciela lub zarządcy,
- dokumentacja związana z oddaniem obiektu do użytkowania,
- dotychczasowa dokumentacja techniczna,
- Im lepiej przygotowane są dokumenty, tym sprawniej przebiega zakładanie książki.
Jak wygląda proces zakładania CKOB?
1. Logowanie do systemu
Pierwszym krokiem jest zalogowanie się do systemu CKOB przy użyciu jednej z dostępnych metod uwierzytelnienia, np. Profilu Zaufanego lub podpisu elektronicznego.
2. Dodanie nowego obiektu
Po zalogowaniu należy utworzyć nową książkę i wskazać obiekt, którego będzie dotyczyć dokumentacja.
3. Uzupełnienie podstawowych danych
System prowadzi użytkownika przez kolejne pola formularza, w których należy wprowadzić informacje dotyczące budynku oraz właściciela lub zarządcy.
4. Nadanie uprawnień
Jeżeli dokumentację będzie prowadziło kilka osób, można przypisać im odpowiednie role i uprawnienia.
5. Rozpoczęcie prowadzenia książki
Po utworzeniu CKOB możliwe jest dodawanie kolejnych wpisów dotyczących przeglądów, remontów, decyzji administracyjnych oraz innych zdarzeń związanych z eksploatacją obiektu.
Najczęstsze problemy podczas zakładania CKOB.
Podczas pierwszego korzystania z systemu użytkownicy najczęściej napotykają na następujące trudności:
- brak kompletu wymaganych dokumentów,
- nieprawidłowe dane obiektu,
- problem z określeniem osoby odpowiedzialnej za prowadzenie książki,
- błędnie nadane uprawnienia użytkowników,
- wątpliwości dotyczące pierwszych wpisów.
Większości tych problemów można uniknąć dzięki wcześniejszemu przygotowaniu dokumentacji oraz zapoznaniu się z zasadami działania systemu.
Dlaczego warto dobrze przygotować CKOB?
Prawidłowo założona i prowadzona Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego ułatwia zarządzanie nieruchomością oraz pozwala szybko odnaleźć potrzebne informacje podczas kontroli lub planowania prac remontowych.
Regularne uzupełnianie wpisów zmniejsza ryzyko braków w dokumentacji oraz usprawnia organizację obowiązkowych przeglądów.
Chcesz zobaczyć cały proces krok po kroku?
Sam opis nie zawsze wystarcza, zwłaszcza podczas pierwszego kontaktu z systemem. Dlatego przygotowaliśmy praktyczny kurs wideo, w którym pokazujemy cały proces zakładania CKOB na rzeczywistym przykładzie – od logowania do systemu, przez utworzenie książki, aż po wykonywanie pierwszych wpisów i rozwiązywanie najczęściej spotykanych problemów.
Dzięki nagraniom możesz przejść wszystkie etapy we własnym tempie i uniknąć typowych błędów.
FAQ
Czy założenie CKOB jest obowiązkowe?
Obowiązek prowadzenia CKOB dotyczy obiektów, dla których zgodnie z przepisami należy prowadzić książkę obiektu budowlanego.
Czy system CKOB jest bezpłatny?
Tak. Korzystanie z systemu udostępnionego przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego jest bezpłatne.
Czy mogę upoważnić inną osobę do prowadzenia CKOB?
Tak. Właściciel lub zarządca może powierzyć prowadzenie książki osobie posiadającej odpowiednie uprawnienia lub pełnomocnictwo.
Czy trzeba przenosić wpisy z papierowej książki do CKOB?
Nie. Nie ma takiej możliwości. W nowej książce można rejestrować zdarzenia które miały miejsce po dacie założenia książki. Technicznie nie ma możliwości wykonać wpisu z datą wsteczną. Zatem starych wpisów nie przenosi się do nowej książki, traktujemy ją jako nowy tom
Co zrobić, jeśli nie mam wszystkich dokumentów?
Warto najpierw ustalić, które dokumenty są niezbędne dla danego obiektu. Braki w dokumentacji najlepiej uzupełnić przed rozpoczęciem prowadzenia książki.
Czy po założeniu CKOB trzeba ją regularnie aktualizować?
Tak. Do książki należy dodawać informacje o przeglądach, remontach, decyzjach administracyjnych i innych zdarzeniach wymagających odnotowania zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Kto dodaje wpisy do CKOB?
Wpisy do CKOB dokonują zarządcy, oraz osoby przeprowadzające kontrolę.
Wpisy dotyczące kontroli w Tablicy nr III, muszą zostać wykonane przez osobę które tą kontrole wykonały ( zarządca nie ma fizycznie takiej możliwości). Zadaniem zarządcy jest jedynie zaproszenie danego interesariusza do dokonania wpisu.
Wyjątkiem są wpisy dotyczące urządzeń kontroli stałych urządzeń przeciwpożarowych, te wpisy wykonuje zarządca.
Zatem zarządca dokonuje wpisów w Tablica nr IV-VIII.
Kiedy założyć CKOB
Tak. Do książki należy dodawać informacje o przeglądach, remontach, decyzjach administracyjnych i innych zdarzeniach wymagających odnotowania zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Książkę należy założyć najpóźniej do 2032 roku. Jednak w przypadku kiedy skończą się miejsca na wpisy, należy założyć nową książkę w wersji CKOB
Czy można założyć jeszcze papierową książkę obiektu jeśli skończy się miejsce na wpisy
Od 1 stycznia 2024 nie można już zakładać książek w postaci papierowej, jeśli skończy się miejsce na wpisy, należy założyć nowy tom w wersji elektronicznej.
Czy dla placów zabaw trzeba zakładać CKOB
Nie. Place zabaw jako obiekty małej architektury zwolnione są z obowiązku zakładania książek
Obszerny artykuł dotyczący terminów CKOB